15 efektywnych metod, zasad i technik, które wspierają zarządzanie czasem

Efektywne zarządzanie czasem i zadaniami, ustalanie priorytetów i optymalne wykorzystanie godzin pracy to podstawa do konsekwentnego osiągania zaplanowanych celów i marzeń (zarówno zawodowych, jak i prywatnych). Nie istnieje jedna skuteczna metoda zarządzania czasem, ponieważ każdy z nas jest inny.

Czytaj także:

Aplikacje ułatwiające organizację pracy (nie tylko zdalnej!)

Home office – kilka kroków do lepszej motywacji i organizacji

Zarządzanie czasem – 15 efektywnych metod, technik i zasad

Zebraliśmy 15 efektywnych technik zarządzania czasem, dzięki którym można osiągnąć większą efektywność i zrealizować więcej. Poznaj je by dowiedzieć się jak planować swój dzień i zadania, a przede wszystkim jak opanować zarządzanie czasem, zarówno w pracy, jak i życiu prywatnym.

Zarządzanie czasem: Zasada 2 minut

Zasada 2 minut jest bardzo prosta i skuteczna technika zarządzania czasem, która mówi: „Jeśli czynność, którą chcesz wykonać, zajmie Ci 2 minuty lub mniej, wykonaj ją natychmiast”. Pomysł ten został spopularyzowany dzięki Davidowi Allenowi i jego słynnej książce „Getting Things Done” (po polsku „Sztuka efektywności”).

Zasada 2 minut pozwala w znaczący sposób skrócić i uprościć wykonywane czynności. Wśród nich mogą być takie zadania, jak: odpisanie na maila, ważny telefon, umówienie spotkania. Przekłada się to na zmniejszenie zadań na naszej liście to do, a to następnie na zmniejszenie naszej frustracji.

Efekt piły

Efekt piły to jeden z mechanizmów, który wpływa na efektywne zarządzanie czasem. Oznacza on, że po oderwaniu się od wykonywania danego zadania (przerwanie go) umysł potrzebuje dłuższej chwili, by znów powrócić do pracy. Im częściej odrywamy się od danego zadania, tym więcej czasu później potrzebujemy na jego wykonanie. Przykładem może być sprawdzanie mediów społecznościowych, które wyrywają nas z wykonywanych zadań.

Metoda GTD

Metoda planowania działań Getting Things Done (GTD) została stworzona przez Davida Allena i służy zwiększaniu produktywności. Opiera się ona na gromadzeniu wszystkich zadań, które należy wykonać i układać z nich przejrzyste listy. Składa się ona z 5 etapów: gromadzenia, analizy, porządkowania, przeglądu i wykonania. Ścisłe trzymanie się planu zadań do wykonania, po to, by po ukończonej jednej czynności natychmiast przejść do wykonania kolejnej i sukcesywnie realizować obowiązki. Dzięki temu realizujemy schematycznie zadania i nie zaprzątamy sobie głowy.

Zasada 60:40

Głównym założeniem zasady 60:40 jest to, by nie planować całego swojego czasu, a w harmonogramie pozostawić miejsce na tzw. bufor zapasowy. Daje nam to miejsce na niezaplanowane czy niespodziewane czynności. Możemy także wydzielić miejsce na tzw. “zachcianki”, czyli czynności spontaniczne.

Technika Pomodorro

Technika Pomodorro jest techniką zarządzania czasem, której celem jest utrzymanie bardzo wysokiego poziomu skupienia i świeżości umysłu. Głównym założeniem Pomodorro jest nastawienie stopera, który po 25 minutach wyda sygnał dźwiękowy. 25 minut to zaplanowany blok czasowy, który wykorzystamy na wykonanie zadania i maksymalne skupienie. Technikę wykorzystuje się w cyklach 25 minut – 5 minut przerwy. Po wykonaniu czterech cykli Pomodorro, odpoczywamy 15-20 minut.

Do techniki Pomodorro została stworzona aplikacja na Slacka, o której pisaliśmy tutaj.

Metoda RPM

Metoda RPM to przede wszystkim sposób myślenia o zarządzaniu czasem i realizacji życiowych celów. Głównym założeniem metody RPM jest filozofia oparta na 3 aspektach:

• Results-focused, czyli koncentracja na wyniku. Jaki jest Twój cel? Czego tak naprawdę chcesz?
• Purpose-driven, czyli jaki jest powód działania. Dlaczego chcesz to zrobić i co jest Twoją motywacją?
• Massive action plan, czyli ogromny plan działań. Jaki jest Twój plan i co musisz zrobić, aby go osiągnąć.

Metoda SMART

Planowanie zadań i realizację celów ułatwia bardzo znana Metoda SMART. Dzięki niej możemy zdefiniować zadania, tak by zwiększyć możliwość ich realizacji ale też przede wszystkim byśmy wiedzieli, co dokładnie musimy zrobić.

Zgodnie z metodą SMART, cel powinien być:

• Specific – szczegółowy, specyficzny;
• Measurable – mierzalny, możliwy do zmierzenia;
• Ambitious – ambitny, stymulujący;
• Realistic – realny, możliwy do wykonania;
• Timely – terminowy, określony w czasie.

Metoda OKR

Metoda OKR może stanowić rozwinięcie metody SMART i jest techniką skutecznego stawiania celów. Skrótem OKR jest Objectives and Key Results, co oznacza “Cele i Kluczowe Rezultaty”. Zastosowanie metody zwiększa skuteczność realizacji strategii, buduje organizację i uczy na błędach. Ułatwia także zgranie działań zespołów oraz pomaga rozwiązywać większość problemów związanych z pracą i założonymi celami.

Zjedz tę żabę

Zjedz tę żabę to nic innego jak technika, w której zadanie, które jest w naszym odczucie niewygodne dla nas, należy wykonać w pierwszej kolejności. Żaba jest największym wyzwaniem wśród zadań, a “zjedzenie” jej przekłada się na efektywne wykonywanie kolejnych zadań oraz zwiększenie efektywności pracy. Brian Tracy, autor książki „Zjedz tę żabę” mówi, że: “jeśli musisz połknąć dwie żaby, zacznij od tej, która budzi większą odrazę”.

Zasada TRZOS

Zasada TRZOS jest metodą zarządzania czasem i planowania dnia, która opiera się na trzech najważniejszych założeniach:

• T – Terminy zadań spisać
• R – Ramy czasowe określić
• Z – Zaplanować rezerwy czasowe
• O – Ograniczyć inne działania
• S – Skontrolować rezultaty

Metoda ALPEN

Metoda Alpen jest bardzo zbliżona do zasady TRZOS i jej zadaniem jest ułatwienie zarządzania czasem. Składa się z pięciu etapów:

Augaben (zadania) – należy określić, co mamy danego dnia do zrobienia i to zapisać
Länge schätzen (szacowanie długości) – gdy zrobimy listę zadań, musimy określić ile czasu zajmie nam realizacja każdego z nich
Pufferzeiten einplanen (przerwy i pauzy) – musimy uwzględnić przerwy, które pomogą odpocząć między zadaniami
Entscheidungen treffen (priorytety) – należy określić co jest najważniejsze danego dnia
Nachkontrolle (kontrola) – analiza i podsumowanie efektywności i zarządzania czasem to czasem danego dnia

Matryca priorytetów / Eisenhowera

Matryca Eishenhowera to matryca do zarządzania czasem i zadaniami, która pomaga ustalić priorytetowe zadania i pozwala ocenić swoją produktywność. Matrycja priorytetów dzieli zadania na dwie kategorie:

• Ważność, czyli zadania, dzięki którym można zrealizować cele i marzenia i mają dla nas dużą wartość – to zadania, które przyczyniają się do realizacji Twoich celów, marzeń i mają dla Ciebie dużą wartość;
• Pilność, czyli zadania, które są mniej istotne ale są pilne, mają bliski czas realizacji i nie mogą czekać

Matryca Eisenhowera pozwala także wydzielić zadania i podzielić je na: Ważne i Pilne, Ważne i Niepilne, Nieważne i Pilne, Nieważne i Niepilne. Dzięki tym ostatnim możemy pozbyć się z listy swoich zadań i planów rzeczy, które niewiele dla nas znaczą np. wszelkie pożeracze czasu.

Prawo Parkinsona

Prawo Parkinsona mówi o tym, że im więcej mamy czasu na wykonanie zadania, tym dłużej je wykonujemy. Cyril Northcote Parkinson, historyk i pisarz, zaobserwował, że człowiek, który ma do dyspozycji np. 12 godzin, potrafi w pełni je zagospodarować, mimo że mógłby wykonać obowiązki w czasie o połowę krótszym.

Aby do tego nie doprowadzić warto planować deadline zadań, wyznaczać konkretne cele oraz ograniczyć odkładanie zadań na ostatnią chwilę.

Metoda bloków czasowych

Najważniejszym założeniem tej metody jest organizacja pracy poprzez tworzenie bloków czasowych. W każdym bloku zajmujemy się określony typem zadań, tak, by ich nie mieszać. Blokami mogą być: zadania związane z rozpoczęciem dnia pracy (np. zrobienie kawy), maile i korespondencja, spotkania, projekty.

Checklisty

Stosowanie checklist to najprostszy sposób, by efektywnie planować zadania, mieć kontrolę nad ich wykonaniem i wspierać zarządzanie czasem. By spisywać checklisty wielu osobom wystarczy notatnik, ale warto pamiętać, że stworzono wiele aplikacji, dzięki którym tworzenie list zadań może być dużo łatwiejsze. Więcej można przeczytać: Aplikacje ułatwiające organizację pracy (nie tylko zdalnej!).

Testuj, sprawdzaj, planuj – zarządzanie czasem w praktyce

Zastosowanie metod zarządzania czasem, przetestowanie tych, które sprawdzają się w naszej pracy to podstawa do osiągnięcia wyższej efektywności i skuteczniej realizacji celów. Warto pamiętać, że właśnie odpowiednie zarządzanie czasem jest kluczem do sukcesu. Najważniejsze jest, by wprowadzić w życie metodę i technikę, która najbardziej odpowiada naszemu stylowi i sprawdza się w naszych zadaniach.