Offboarding online – jak zrobić to z klasą?

Offboarding, czyli proces rozstania pracownika z firmą, to temat dla wielu trudny. Jego elementami są wszystkie działania, które związane są z odejściem pracownika – począwszy od odcięcia dostępu i zdania sprzętu, poprzez przekazanie obowiązków, po rozmowę – zarówno z osobą, która odchodzi, jak i zespołem. Niezależnie od tego czy odejście pracownika to jego własna decyzja, czy decyzja firmy musimy być dobrze przygotowani do tego procesu. Niestety w przeciwieństwie do onboardingu, który jest wdrażany już w wielu firmach, offboarding stanowi temat nadal pomijany. Offboarding online tym bardziej jest na liście tematów mniej ważnych.

Zdalny offboarding i offboarding online – klika informacji na początek:

• Według skali stresu Thomasa Holmesa i Richarda Rahe’a utrata pracy jest jednym z najbardziej stresujących doświadczeń życiowych (zajmuje o 3 pozycje wyżej niż choroba członka rodziny lub małżonka, 9 pozycji wyżej niż śmierć przyjaciela).
• W trakcie rekrutacji do nowej pracy 43 proc. osób czyta komentarze na temat potencjalnego pracodawcy zamieszczone w internecie. Byli pracownicy mogą być najlepszą, ale też najgorszą reklamą.
• Aż dla 78% pracowników w IT powodem rozstania z firmą jest niezaspokojenie oczekiwań finansowych. Kolejne na liście przyczyn odejść są kultura pracy w firmie (59%), atmosfera w zespole (53%) i brak poczucia stabilizacji (52%). Więcej: [Raport] Offboarding – dlaczego specjaliści IT odchodzą z pracy? – No Fluff Jobs.
• Zwolnienia grupowe mogą pobić w tym roku rekord dekady po planowanych na jesień cięciach zatrudnienia. To wymusi zwiększoną potrzebę na offboarding w firmach.

Czytaj także:

– Rekrutacja online oczami specjalistów HR

– Zdalny onboarding – jak skutecznie wdrożyć pracownika?

Spojrzenie specjalistów HR na offboarding online

O offboarding online zapytaliśmy specjalistów z branży HR, którzy podzielili się z nami swoimi spostrzeżeniami i uwagami. Zapoznajcie się z ich spojrzeniem na skuteczny offboarding online, jego elementy, największe wyzwania, a także sposoby komunikacji zarówno z odchodzącym pracownikiem, jak i całym zespołem.

Kasia Hajbos

Head of People w Snowdog. Wierzy, że szczęśliwy pracownik to dobry pracownik. Od 5 lat w firmie działa zawsze przez pryzmat tego co dla niej najważniejsze – ludzi.

• Najważniejsze elementy offboardingu. Jak skutecznie zaplanować offboarding offline?

Uważam, że cały proces offboardingu jest bardzo istotny. Każdy element począwszy od rozmowy, komunikacji do teamu, spraw papierkowych, po odebranie sprzętu i dostępów jest tak samo ważny i wpływa na doświadczenia pracownika, który odchodzi. Przydatna jest lista spraw do załatwienia wraz z informacją kto jest za co odpowiedzialny w całym procesie.

• Informowanie pracownika o zwolnieniu – jak zrobić to z klasą, gdy pracujemy zdalnie?

Dbając o dobrą kulturę organizacyjną niedopuszczalne jest poinformowanie pracownika przez maila czy komunikator lub po prostu wysłanie mu wypowiedzenia. Liczę na to, że nie ma już pracodawców, którzy stosują takie rozwiązanie. Nie ważne czy jesteśmy zmuszeni przeprowadzić rozmowę zdalną, czy mamy możliwość spotkania się na żywo, to zawsze powinien być dialog poprowadzony z kulturą i empatią. Jasne poinformowanie o powodach, przedstawienie kolejnych kroków w procesie offboardingu, możliwość zakomunikowania swoich obaw czy emocji przez pracownika – żaden z tych elementów nie powinien zostać pominięty.

• Jak zadbać o dobrą atmosferę w zespole po odejściu pracownika i jak o tym poinformować pozostałych pracowników?

Większość osób opuszczających naszą firmę z wyprzedzeniem samodzielnie informuje swój najbliższy zespół o odejściu a później żegna się z firmą poprzez napisanie wiadomości na firmowym czacie. Zdarza się jednak, że nie wszyscy mają na to ochotę – w takim przypadku staram się możliwie szybko poinformować najbliższych współpracowników danej osoby (chociażby z powodu konieczności przekazania zadań i rozplanowania prac na nowo) oraz resztę firmy, również za pomocą informacji na kanale ogłoszeń czatu firmowego. Jeśli team ma jakieś wątpliwości, przede wszystkim zachęcać do ich zgłaszania, rozmawiania i wyjaśniania.

• W jakiej formie przeprowadzić zdalne exit interview?

W Snowdog zawsze, nie tylko w czasach pandemii i pracy zdalnej, poza rozmową jest możliwość wypełnienia internetowej ankiety. Nie jest obowiązkowa i można wypełnić ją w dowolnym momencie po podjęciu decyzji o odejściu. Z doświadczenia wiem, że czasem łatwiej jest pisać niż mówić. Każdorazowo wyniki ankiety analizuję z osobami odpowiedzialnymi za kierowanie poszczególnymi działami firmy. 80% odchodzących członków naszego teamu decyduje się na jej wypełnienie.

• Drobny gest na pożegnanie – czy warto?

Zawsze warto – uważam, że małe gesty robią wielką robotę. Ramka z podziękowaniami od całego teamu, drobny prezent lub obecnie – kolaż z zdjęć przygotowanych przez pozostałych członków teamu, zawsze spotyka się z miłym odbiorem i zostawia dobre wrażenie, w które, z perspektywy pracodawcy, warto inwestować czas i energię.

• Offboarding online – jakie jest największe wyzwanie?

Uniknięcie chaosu informacyjnego. Niestety przekonałam się, że nieodpowiednio zakomunikowane odejście rodzi wiele niedopowiedzeń i plotek, oraz źle wpływa na resztę zespołu. Dbałość o otwartość w komunikacji i o wyjaśnienie bieżących wątpliwości wszystkim stronom jest dla mnie wciąż największym wyzwaniem.

Karina Woźniak

Talent Acquisition Manager w CIC. Swoje pierwsze szlify w rekrutacji zdobyłam we własnej firmie 16 lat temu. Obecnie pomagam wspaniałym talentom znaleźć dom w CIC i robię to globalnie.  A prywatnie jestem mamą zapalonego piłkarza, lubię nordic walking, muzykę z lat 80 i weekendy z rodziną. 

• Najważniejsze elementy offboardingu. Jak skutecznie zaplanować zdalny offboarding?

Offboarding jest istotnym elementem z cyklu życia pracownika, powiedziałabym, że równie istotnym co onboarding. 🙂 Zamyka cykl życia pracownika w organizacji, lecz tylko z pozoru. Dobrze zaplanowany offboarding jest elementem, który powinien niejako ‘pracować’ dostarczając działom HR, Talent Development, Talent Acquisition, Finansom czy L&D istotne dane. Co więcej, offboarding jest między zespołowym procesem, bo przecież dział IT także powinno wiedzieć o odejściu pracownika, by sprawnie odpiąc wszelkie dostepy i systemy. Do najważniejszych elementów offboardingu online powinny należeć: zaplanowany proces offboardingu, check lista czynności dla odpowiedniego zespołu/osoby odpowiedzialnej lub osób z organizacji/managera osoby, która odchodzi z organizacji. Takie check listy są mocno spersonalizowane pod kątem organizacji i w zależności jak są zbudowane procesy wewnątrz firmy i kogo offboarding bezpośrednio dotyka, takie check listy mogą się między sobą diametralnie różnić. W typowej check liście powinny się znaleźć takie rzeczy jak: imię i nazwisko, data zatrudnienia i zwolnienia, nazwisko przełożonego, powód odejścia, zespół i lokalizacja, pensja, zmiany w stanowisku w firmie, informacja czy odejście jest dobrowolne czy też nie itd. Offboarding jest także elementem przydatnym w metrykach np. rotacja w firmie. Może być przydatny do diagnozy sytuacji w danym zespole. 

• Informowanie pracownika o zwolnieniu – jak zrobić to z klasą, gdy pracujemy zdalnie?

Istotnym punktem w offboardingu jest komunikacja między odpowiednimi zespołami i z osobą, która odchodzi z organizacji. To bardzo ważne, abyśmy pozostawili po sobie jak najlepsze wrażenie i aby pracownik czuł się zaopiekowany. Gdy pracujemy zdalnie, informowanie pracownika o zwolnieniu może być niekomfortowe. Brak nam spotkania na żywo, interakcji i spotkanie wideo wydaje się takie ‘odczłowieczone’. Nic bardziej mylnego. Skupmy się na faktach, asertywnej komunikacji i słuchaniu. I włączmy kamerę jeśli robimy to online! Ostatnio dowiedziałam się o przypadku zwalniania pracownika z wyłączoną kamerą, bo ‘tak jest łatwiej i nie trzeba patrzeć prosto w oczy’. Eh. 

• Jak zadbać o dobrą atmosferę w zespole po odejściu pracownika i jak o tym poinformować pozostałych pracowników

Komunikacja to jest ta magiczna rzecz, która czasem kuleje. Jak komunikować odejście pracownika? Według mnie z zespołem zawsze szczerze i odpowiednio w czasie. Ta sama zasada dotyczy całej organizacji. I tak – nawet jeśli to trudne, starajmy się o tym pamiętać, że zaufanie buduje się między innymi otwartą komunikacją. 

• W jakiej formie przeprowadzić zdalne exit interview?

Zdalne exit interview jest potrzebne i zawsze powinno się zadziać. Mamy szereg narzędzi, które nam w tym pomogą – od ankiet, po wideokonferencje, pulse checks czy proste ‘surveys’. Ważne jest także co zrobimy z tą informacją, niejednokrotnie powinna ona być użyta do analizy i np. zmierzenia powodów rotacji w danym zespole. Jak już wcześniej pisałam, exit interviews może być narzędziem diagnostycznym, a także coachingowym w niektórych przypadkach. 

• Drobny gest na pożegnanie – czy warto?

Zawsze warto pożegnać się i dać drobny upominek osobie, z którą się rozstajemy. Zazwyczaj dba o to manager, ale także dotychczasowy zespół. Dużo tu zależy od kultury organizacyjnej i wartości jakie są kultywowane na co dzień w firmie. W swojej karierze widziałam wiele sposobów na rozstanie się z pracownikiem – od hucznych przyjęć, po lunche do krótkiego spotkania z zespołem włącznie. Często właściciel firmy chce się zaangażować w takie pożegnanie, a niejednokrotnie cała firma żegna się wspólnie (na przykład za pomocą intranetu lub wspólnej platformy np. Slack, Namely). Często wręcza się upominki i tu też wiele zależy od relacji i obyczajów które panują w firmie. U nas, w CIC, zawsze wręczamy upominki i zazwyczaj zajmuje się tym zespół i bezpośredni przełożony. To bardzo miłe, gdy czujesz, że ludziom naprawdę na Tobie zależało. I te łzy! 😉 Oczywiście zdarza się, że rozstanie nie zawsze należy do łatwych, ale chcę podkreślić, że bez względu na wszystko bądźmy profesjonalistami i traktujmy innych tak, jak sami chcielibyśmy być potraktowani. 

• Offboarding online – jakie jest największe wyzwanie?

Największym wyzwaniem w offboardingu jest chyba nadal jak to zrobić z klasą. Dla niektórych organizacji ten element cyklu życia pracownika jakim jest offboarding w ogóle nie jest istotny, a powinien. Jednym z  wyzwań w offboardingu może być także zmapowanie procesu w niektórych organizacjach i dołączenie do niego wszystkich zespołów. Prozaicznym powodem jest tu często brak dostępnych narzędzi, które by się ze sobą komunikowały (często są płatne), lecz nie jest to niemożliwe. W dobie dzisiejszych rozwiązań w chmurze, dysków i dokumentów współdzielonych, narzędzi PM (np. Asana, Trello, Monday) nie powinno to stanowić większego problemu. 

Karolina Ignyś

Head of People & Culture w Miinto Group oraz HR Partner w GrowthAdvisors, gdzie hobbystycznie zajmuje się doradztwem kariery. W wolnym czasie czytam, gram w siatkówkę, korzystam z życia 🙂

• Najważniejsze elementy offboardingu. Jak skutecznie zaplanować offboarding offline?

Aktywności związane z tzw offboardingiem w wielu firmach są zapomniane. Nikt bowiem nie chce skupiać się tak bardzo na mało przyjemnych obszarach – pożegnanie pracownika. Offboarding online ma pewne najważniejsze elementy, czyli kroki już po rozmowie kończącej współpracę, to bez wątpienia: zadbanie o kwestie formalne, odpowiednia komunikacje wewnątrz zespołu, odpowiednia komunikacja na zewnątrz zespołu, zaplanowanie dalszych kroków współpracy. Istotne jest także by zadbać o “życie po życiu” czyli wystawienie pracownikowi referencji, przekazanie feedbacku, przyjęcie oceny pracy oraz wskazówek co należy zmienić w przyszłości.

• Informowanie pracownika o zwolnieniu – jak zrobić to z klasą, gdy pracujemy zdalnie?

Praca zdalna niestety “zabiera” nam możliwość bycia blisko emocji osoby, którą zwalniamy. Niemniej jednak warto zadbać o to by: spotkanie było zaplanowane, kwestie dokumentów były przygotowane i dostępne dla pracownika (tak by podczas spotkania mógł je nie tylko słyszeć ale i widzieć). Dobrą praktyką jest gdy spotkanie odbywa się w obecności osoby z działu HR – jest to osoba, której zadaniem jest wytłumaczenie kwestii formalnych związanych ze zwolnieniem ale także dalszych kroków. Co jeszcze – spotkanie powinno mieć swoją agendę i jego głównym celem jest przekazanie informacji o zwolnieniu pracownika szanując przy tym uczucia i emocje osoby zwalnianej. Jeśli więc pracownik potrzebuje chwilę odetchnąć bądź nie przyjmuje komunikatu – należy spokojnie powtórzyć jaki jest cel spotkania a po jego zakończeniu przesłać odpowiednie podsumowanie. Myślę, że w takim momencie należy przede wszystkim zachować ludzką twarz. To spotkanie dla żadnej ze stron nie jest łatwe i nie służy by wzajemnie się oskarżać i wytykać błędy lecz by wspólnie ustalić dalsze kroki (komunikacja, długość współpracy, referencje itp.)

• Jak zadbać o dobrą atmosferę w zespole po odejściu pracownika i jak o tym poinformować pozostałych pracowników

Zespół który “traci” nagle jedno ogniwo bez wątpienia wymaga zaopiekowania. Bardzo polecam zorganizowanie spotkania z zespołem tuż po spotkaniu zwalniającym. Na tym spotkaniu istotne jest by wyjaśnić co jest powodem rozwiązania umowy z pracownikiem – informacja może być ogólna, bez zdradzania szczegółów. Zespół powinien także wiedzieć jakie są dalsze plany dotyczące zespołu, kto weźmie odpowiedzialność za tematy osoby, która odchodzi itp. Często takie sytuacje dają także możliwość na przeformowanie zespołu, nadanie mu innego kształtu – może być to także tematem dalszych dyskusji lecz wymaga przede wszystkim planu i strategii. W wielu firmach, tuż po dużych zmianach (takich jak redukcje) uruchamiany jest specjalny adres mailowy oraz tzw hot hours na których przełożony zobowiązuje się o poświęcenie więcej czasu na odpowiedzenie na obawy zespołu (zależy to oczywiście od wielkości firmy – ja osobiście rekomenduję spotkania face to face).

• W jakiej formie przeprowadzić zdalne exit interview?

Exit interview według mnie powinno być przede wszystkim dowolne a jego formuła nie powinna być zbyt formalna i sztywna. Jeśli celem takiego spotkania jest poznanie opinii pracownika co można poprawić w różnych aspektach działalności firmy – można o tym porozmawiać przy zdalnej kawie lecz jeśli widzimy, że dla pracownika takie spotkanie jest wyjątkowo trudne – możemy zaproponować wypełnienie ankiety. Takie spotkanie wg mnie powinno być czasem gdy dziękujemy pracownikowi za jego wkład i zaangażowanie. Ja osobiście zawsze prosze o feedback oraz rekomendację co możemy zmienić w funkcjonowaniu firmy.

• Drobny gest na pożegnanie – czy warto?

Według mnie jeśli chęci dobrych relacji są z dwóch stron – zawsze warto. Zależy oczywiście jaka jest kultura firmy w której pracujemy i co dla pracownika jest ważne. Jestem zdecydowanie przeciwna wielkim “celebracjom” oraz konieczności  – “na forum powiedz co podobało Ci się najbardziej” – może być to dziwne ale w niektórych firmach wciąż się zdarza…

• Offboarding online – jakie jest największe wyzwanie?

Według mnie najtrudniej jest zadbać o emocje własne oraz o zwalnianego pracownika. Niektórzy mówią, że to żadna różnica pracować zdalnie bądź face to face – według mnie inaczej milczy się i przeżywa będąc obok niż zdalnie.

Marta Rolnik

Psycholog i coach. Zajmuje się wspieraniem organizacji i jednostek w zwiększaniu efektywności, wydajności oraz w podnoszeniu subiektywnej jakości życia. Współzałożycielka Happy Dealer i aplikacji Happy Teams.

• Najważniejsze elementy offboardingu. Jak skutecznie zaplanować offboarding offline?

Zaplanowanie dobrego spokojnego miejsca spotkania i nie ignorowanie procesu. Niestety często zdarza się, że do pokoju ktoś wchodzi, odrywa, albo zdarza się, że offboarding online zostaje niepotrzebnie przerwany. Bardzo ważne jest zadbanie o to, by telefony i inne połączenia naprawdę nie przerwały spotkania. Na tyle, na ile można- najlepiej spotkać się osobiście po uzyskaniu zgody na to ze względu na procedury covidowe.

• Informowanie pracownika o zwolnieniu – jak zrobić to z klasą, gdy pracujemy zdalnie?

Warto pamietać, że zanim pracownik dojdzie do akceptacji- jeśli to on jest zwalniany- będzie przechodzić przez zaprzeczenie, gniew, opór, stan obniżonego nastroju. Na pewno dużo łatwiej będzie się z nim rozmawiać dzień lub kilka dni po informacji o zwolnieniu

Offbaording zarówno w formule tradycyjnej jak i online to przede wszystkim emocje i do tego zazwyczaj te negatywne. W przypadku, kiedy nie możemy się zobaczyć live i nasz kontakt z Pracownikiem w tym procesie jest ograniczony, niezwykle trudno jest odczytać te emocje i właściwie na nie zareagować. Zdecydowanie dla większości zapytanych przeze mnie liderów i liderek łatwiejsze było to w formule tradycyjnej, dlatego na tyle na ile to możliwe- róbmy to z „widzeniem”.

b) Szczera rozmowa bez docwipkowania, dyskusja z pracownikiem dlaczego odchodzi, jakie byly jego największe osiagnięcia w pracy, co sie udalo a co sie nie udalo. Jeśli odchodzi sam, warto zadać pytanie: „co powinniśmy zrobić wcześniej, żeby Ciebie zatrzymać”, „co możesz nam powiedzieć treaz, gdy może będzie Ci łatwiej niż w relacji pracowniczej”. Można przygotować się na gorzkie żale i słowa, trzymajmy ego w kieszeni, na odchodne ludzie mówią swoją prawdę, warto z niej wyciągać wnioski. Pytanie co wg nie niego mozna zrobic lepiej może być na wagę złota.

c) gdy to my zwalniamy: ustawić spotkanie z pracownikiem z osoba z HR. Odnoszenie sie tylko do faktów, do rzeczywistych sytuacji, i najlepiej planu poprawy który był wypracowywany lub dyskusja o faktach w zwiazku ze zwolnieniem z powodu zlamania prawa/przepisow.

Najlepiej przez aplikacje z kamerami by obie osoby byly widoczne, być elegancko ubranym, nawet jeżeli „nadajemy” z domu. Na tyle, na ile to możliwe- nadawać z cichego pomieszczenia lub z firmy, to ważny i wyjątkowy moment, jeśli w tle słychać np. dzieci- to jest to in minus.

• Jak zadbać o dobrą atmosferę w zespole po odejściu pracownika i jak o tym poinformować pozostałych pracowników

Trzeba poinformować jak najszybciej o zmianie na spotkaniu z wszystkimi pracownikami. Powiedziec jak zarzadzimy sytuacja – kto zastapi czy bedzie rekrutacja jak ma wygladac przekazywanie informacji / zastępowanie czy tymczasowe czy docelowe rozwiązanie. Krótko na temat bez odnoszenia sie do komentarzy dlaczego dana osoba odchodzi. Bardzo zadbać o niwelowanie plotek, pod żadnym pozorem nie dodawać osobistych komentarzy w stylu: „tak kończą ci, co nie umieją ogarnąć się w czasie” itd…

Zespół przechodzi przez fazy formowania, ścierania się, normowania i współpracy i rozstania. Jeśli pracownik odchodzi, nastąpi ostatnia faza- rozstania/ żalu- zespół już nie będzie taki sam. Warto zadbać o bezpieczeństwo psychologiczne- dać ludziom „otwarte drzwi” do rozmów, zachęcić, aby mogli zadać pytanie np. „czy nast. będę ja” ( w Covidzie lęk jest wyższy). Można zorganizować sesję Q&A- przyjdźcie i pytajcie. Faza rozstania to żal po utracie kolegi, nawet niezbyt lubianego. Trzeba liczyć się z chwilowym gorszym „performance”.

• W jakiej formie przeprowadzić zdalne exit interview?

Zaplanować proces, by pracownicy czuli, że nie ignorujemy ich / zebranie wszystkich służbowych rzeczy komputer / telefon/ samochód / karta obiegowa.

1. Ustalenie co zrobić, by zapewnić operacje: czy pracownik może zabrać- dane wrażliwe czy nie / kto będzie wykonywał obowiązki

2. Porozmawiac z pracownikiem jaka ma propozycje do pracy / wybrania urlopu

Ustalenie contingency planu wg punkt 1

4. Uzgodnienie planu z pracownikiem który odchodzi, przekazanie karty obiegowej, zaplanowanie exit inteview, komunikacji innym pracownikom

• Drobny gest na pożegnanie – czy warto?

Prezent – jeśli osoba nie zachowywała się negatywnie to zawsze cos małego warto: może być to zdjęcie z ostatniej integracji, podziękowania- książka z podpisem nas jako szefa, podziękowanie, w ostatnim dniu w dobrych firmach cały zespół wysyła dobre/ dziękczynne maile do odchodzącego/cej. Jest też tradycja przynoszenia ciasta „na osłodę”- szef zapewnia ciasto, ludzie wspólnie jedzą, mają chwilę na domknięcie. Jeśli online- można przygotować filmik ze wspólnego czasu i obejrzeć grupowo, wypisać wirtualne podziękowania na wirtualnej tablicy- Jamboard.

• Offboarding online – jakie jest największe wyzwanie?

Wyzwaniem może być sprawienie ostatniego dnia w pracy, jednym z najlepszych w pracy. Sama pamiętam jeden z moich offboardingów – podczas którego otrzymałam całą paczkę wzmacniających słów, szczerych życzeń i ofert pomocy 🙂 Nie liczy się jak zaczynasz, a jak kończycz 🙂

Nie mówię żegnam, a do zobaczenia!

Warto nie palić za sobą mostów, ponieważ nie wiadomo kiedy nasze drogi ponownie się skrzyżują 🙂

Pamiętajmy, że odchodzący pracownicy, zwłaszcza w branżach handlowych- po ok pół roku ¼ z nich mysli o powrocie. Warto zatem tak się żegnać, by łatwo było ew. wrócić. Dlaczego? Bo „gotowy” pracownik handlowy np. w branży automotive, a w zasadzie jego utrata jest warta ok 72tys zł. Tyle kosztuje wykształcenie, utracone szanse, mentoring, wdrożenie itd. Chce wrócić? Pamiętaj jaką inwestycję poczyniła organizacja- być może warto przyjąć Go/ Ją z powrotem.

Zdarza się, że przy zwolnieniu następuje szybkie wsparcie w tym, jak się odnaleźć na rynku pracy. Szef informuje itd… nast. Proponuje konsultację z kimś innym- np. d odn. tego czy pracownik potrzebuje odświeżyć wiedzę o poruszaniu się na rynku pracy/ cv/ portale rekrutacyjne/ itd… Może też warto zaprosić do coacha kariery/ doradcy zawodowego, który być może niskoosiągającemu w danej dziedzinie wskaże nową, bardziej satysfakcjonującą drogę

Pamiętajmy o efekcie pierwszeństwa ( pamiętamy pierwsze wrażenia- do tego służy stymulujący onboarding) i efekt świeżości- pamiętamy końcówkę, ślad emocjonalny na końcu jest niezwykle trwały. Dlatego, w dobie Employer Brandingu, a przede wszystkim w czasach jakich jesteśmy- rozstawajmy się po ludzku, zostawiając przyjemny i trwały ślad pamięciowy.

Wojciech Gabryelczyk

Świadomy headhunter z Gabryelczyk Business Recruitment – agencji rekrutacyjnej i headhunterskiej z Gliwic.

• Najważniejsze elementy offboardingu. Jak skutecznie zaplanować offboarding offline?

Jako osoby odpowiedzialne za offboarding (w tym aktualnie offboarding online) musimy zadbać, żeby negatywne skutki w tym procesie były jak najniższe. Nie unikniemy ich w 100%, w związku z czym naszym zadaniem jest poinformowanie pracownika o rzeczywistej przyczynie zwolnienia w sposób wiarygodny i zwyczajnie ludzki, ponieważ niezależnie od tego, czy powodem rozstania jest sytuacja ekonomiczna, czy jakakolwiek inna, pojawi się u niego silne odczucie, że został źle oceniony. Zacznie zadawać sobie pytanie, dlaczego to właśnie on odchodzi, a nie któryś z jego kolegów. Będzie się obwiniał, że zrobił coś źle oraz najprawdopodobniej pojawi się u niego poczucie krzywdy i niesprawiedliwości.

Jedyną sytuacją, dzięki której zracjonalizuje swoje odejście bez większych konsekwencji emocjonalnych, będzie likwidacja jego stanowiska ze wspomnianych powyżej powodów ekonomicznych, niemniej i wtedy nie jest to dla niego łatwa sprawa.

Jak przygotować się do tego procesu? Sprawdzić, jakie jest zaangażowanie pracownika w aktualną pacę, dowiedzieć się, jakie ma alternatywy i przeanalizować, jak prawdopodobnie zachowa się po usłyszeniu negatywnej informacji (tj. czy jest na to gotowy, czy mógł się tego spodziewać) – należy przewidzieć jego reakcję. Następnie zabezpieczyć odpowiednią ilość czasu na rozmowę, aby mimo trudnej chwili pracownik czuł się zaopiekowany i żebyśmy mogli rozwiać wszelkie wątpliwości dotyczące tej decyzji. Zachowanie mechaniczne typu przesyłanie wypowiedzenia pocztą, nie jest wskazane.

• Informowanie pracownika o zwolnieniu – jak zrobić to z klasą, gdy pracujemy zdalnie?

Bardzo ważne – znaleźć czas na wideo-rozmowę. Nie robić tego telefonicznie, nie wysyłać dokumentów pocztą ani e-mailem, ponieważ mogłoby to zostać odebrane jako brak szacunku do danej osoby, a umówić się na spotkanie online.

Druga sprawa – zdecydowanie łatwiej przyjmuje się złe informacje, jeżeli ktoś ważny nam ją przekazuje, np. szef, manager, przełożony – mowa o autorytecie, o kimś, kogo lubimy lub darzymy szacunkiem. Dobrym rozwiązaniem będzie więc wcześniej przygotowany przez prezesa organizacji film, który zostanie puszczony podczas tej trudnej rozmowy ze zwalnianym pracownikiem. W nagraniu może odnieść się do obecnej sytuacji firmy, pokazać, że decyzja nie dotyczy bezpośrednio tej osoby, ani tego, że coś zrobiła źle. Jednocześnie osobiście podziękować za wkład w życie firmy – bardzo przyjazna, wiarygodna i stosunkowo przyjemna forma rozstania, jeżeli chcemy zrobić to z klasą. Ciąg dalszy rozmowy jak zawsze poprowadzi kierownik oraz ktoś z działu HR, niemniej dzięki takiemu zabiegowi pracownik będzie miał pełen obraz sytuacji i na pewno w dużej mierze zniwelujemy negatywne skutki rozstania z firmą.

Na tym etapie powinien pojawić się również feedback o całym przebiegu współpracy oraz obiektywna ocena – co wniósł do firmy, w jakich obszarach był najbardziej zaangażowany oraz na co powinien zwrócić uwagę w przyszłości – jako dobra rada i wsparcie w zakresie rozwoju biznesowego.

• Jak zadbać o dobrą atmosferę w zespole po odejściu pracownika i jak o tym poinformować pozostałych pracowników?

Zasada jest dokładnie taka sama. Warto, żeby pozostałych pracowników również poinformował właściciel firmy i wyjaśnił, dlaczego doszło do rozstania z ich kolegą. Dzięki temu zadba o ich poczucie bezpieczeństwa i stabilizacji oraz pokaże, że zależy mu na pozostałej kadrze. I tu ponownie wcześniej przygotowane nagranie puszczone podczas zebrania będzie dobrym posunięciem.

Następnie dobrze wypytać zespół, jak podchodzą do tej decyzji, jak wygląda ich perspektywa, jakie są ich obawy. Jednocześnie opowiadać o motywacji i przyszłości firmy, ponieważ wśród pracowników najprawdopodobniej pojawi się dualizm emocjonalny, tj.: „Cieszę się, że to nie ja zostałem zwolniony” oraz „Kiedy mnie czeka zwolnienie?”.

Osoby, które zostały w organizacji oczekują również informacji, kto przejmie dotychczasowe obowiązki kolegi, którego właśnie pożegnali. To, że odszedł, nie oznacza mniej pracy, z reguły jest dokładnie odwrotnie.

Moja rada – wysłuchać pracowników i usłyszeć ich obawy, poznać emocje, postawę wobec pracy i odpowiedzieć na wszelkie niejasności.

• W jakiej formie przeprowadzić zdalne exit interview?

Z uwagi na powagę sytuacji warto skorzystać z możliwości, jakie daje nam internet, tj. platform do wideo-konferencji. W tych czasach nie stanowi to żadnego problemu, ponieważ zdecydowana większość społeczeństwa ma telefony i komputery z kamerą. A jeżeli to możliwe, spotkanie osobiste jest również jak najbardziej wskazane. W tej sytuacji rozmowa telefoniczna według mnie nie jest dobrym rozwiązaniem.

Jeżeli pracownik sam złożył wypowiedzenie, podczas spotkania online należy dopytać o powody tej decyzji, a także wyjaśnić pewnie sprawy, które z jego perspektywy mogły wyglądać zupełnie inaczej – oczywiście, jeśli sytuacja tego wymaga. Natomiast jeżeli został zwolniony, dobrze, żeby rozmowa przebiegała w sposób spokojny i merytoryczny. Podczas jej trwania osoba prowadząca spotkanie powinna okazać zainteresowanie, przedstawić obszerny feedback oraz dopytać o jego opinie względem organizacji.

Exit interview w perspektywie długoterminowej pomaga w rozwoju organizacji, ponieważ dzięki rzeczowym i uszczegółowionym informacjom zdobytym od byłych już pracowników, można wprowadzić konstruktywne zmiany związanie z działaniem firmy oraz mieć wpływ na polepszenie relacji w zespole.

• Drobny gest na pożegnanie – czy warto?

Zawsze warto. Drobne gesty są dobrze odbierane, a pracownik poczuje się zaopiekowany, mimo że właśnie dostał wypowiedzenie. Można wystawić pozytywne referencje, zarekomendować daną osobę dalej, jeżeli firma ma możliwość, zafundować proces, jakim jest outplacement, czyli pełne wsparcie specjalistów. W trakcie tego procesu osoba zwolniona dostaje rzetelne informacje, jak napisać CV, prowadzić rozmowy rekrutacyjne oraz odnaleźć się na nowo na rynku pracy.

Najważniejszym elementem w procesie zdalnego offboardingu jest zabezpieczenie emocji zwalnianego pracownika, dlatego każde działanie, które w tym pomoże, jest jak najbardziej wskazane.

• Offboarding online – jakie jest największe wyzwanie?

Najtrudniejszy moment to rozpoczęcie rozmowy i zabezpieczenie emocji pracownika. Druga sprawa to łącza internetowe, które lubią się zrywać lub zacinać w trakcie konwersacji.

Mimo wszystko z perspektywy pracodawcy offboarding online jest łatwiejszy. Nie ma tych emocji i gęstej atmosfery, towarzyszącej w pomieszczeniu, gdy ktoś jest obok.

Z punktu widzenia pracownika bywa różnie. Dla jednego forma będzie miała wpływ na odbiór komunikatu (pozytywny lub negatywny), natomiast ktoś inny nie zwróci uwagi na sposób przekazania informacji o zwolnieniu, ponieważ całą swoją uwagę skupi tylko na tym negatywnym aspekcie.

Offboarding online jest wyzwaniem samym w sobie. Jeżeli zamierzamy to zrobić z wykorzystaniem platformy cyfrowej, większym wyzwaniem może okazać się formalno-prawne, czyli przekazanie dokumentów, aniżeli sam moment poinformowania pracownika o zwolnieniu.